Biblioteka Narodowa używa na swojej stronie plików cookies. Brak zmiany ustawień przeglądarki oznacza zgodę na ich użycie. [zamknij]

Praktyczne badanie informacji: wprowadzenie

Dodał: Kacper Trzaska,

Technologia produkcji | Zostaw komentarz

joebeone, Red, White and Blue "Yay Audits!" and "Audits Rock!" M&M's

joebeone, Red, White and Blue "Yay Audits!" and "Audits Rock!" M&M's, http://www.flickr.com/photos/joebeone/1764153258/ (CC BY 2.0)

Audyt wewnętrzny

Złożone warunki funkcjonowania przedsiębiorstwa na współczesnym rynku nakładają na kadrę kierowniczą obowiązek wzmożonej kontroli wszelkich podejmowanych decyzji i działań. Wiąże się to z zastosowaniem odpowiednich metod, spośród których jedną jest audyt wewnętrzny, definiowany jako: „niezależne, obiektywne zapewnienie i działanie doradcze, zamierzone na tworzenie wartości i doskonalenie działań operacyjnych organizacji. Audyt wewnętrzny pomaga organizacji osiągnąć jej cele poprzez dostarczanie systematycznego, zdyscyplinowanego podejścia do oceny i doskonalenia efektywności zarządzania ryzykiem, kontroli i procesami zarządzania”. Audyt wewnętrzny jest złożonym procesem, w wyniku którego badane są różne obszary funkcjonowania organizacji m.in.:

  • kultura organizacyjna – modele zachowań, sposoby wykonywania powierzonych zadań, nastroje panujące wśród pracowników, utożsamianie się z misją organizacji
  • kompleksowy przegląd organizacji – porównanie kultury organizacyjnej z podejmowanymi działaniami operacyjnymi (wzajemny wpływ, możliwości wsparcia); badanie daje ogólny obraz organizacji, zazwyczaj stanowi podstawę do podejmowania dalszych kroków kontroli wewnętrznej
  • działania operacyjne – badane są metody, procedury i procesy, które są realizowane w organizacji; badanie stosowane najczęściej do oceny przestrzegania zasad organizacyjnych przez pracowników
  • postawy i klimat panujące w przedsiębiorstwie – analizowane są postawy pracowników i kadry zarządzającej; badanie wyjściowe do analizowania kultury organizacyjnej i jej wpływu na skuteczność całego przedsiębiorstwa
  • finanse i rachunkowość – diagnozie zostają poddane wszelkie procesy finansowe w przedsiębiorstwie; badana jest skuteczność ekonomiczna, gospodarka kapitałem finansowym i jej powiązania z działaniami konkretnych jednostek organizacji

Funkcjonowanie w warunkach gospodarki rynkowej wiąże się z umiejętnością rywalizacji na globalnym rynku przedsiębiorstw. Koniecznością staje się badanie rynku, ciągła obserwacja otoczenia, analiza mocnych i słabych stron. Każda konkurencyjna organizacja zmaga się z problemami obserwacji warunków wewnętrznych i zewnętrznych, pozyskiwaniem, przetwarzaniem, gromadzeniem i udostępnianiem informacji, tak aby w pełni zaspokoić potrzeby informacyjne pracowników i klientów.

Audyt informacyjny

Rozwiązanie tego problemu może ułatwić przeprowadzenie specyficznego rodzaju audytu wewnętrznego jakim jest audyt informacyjny przedsiębiorstwa. Jest to „proces efektywnie określający obecne środowisko informacyjne poprzez identyfikację tych informacji, które są wymagane do zaspokojenia potrzeb organizacji”. Audyt informacyjny pomaga również dokładnie określić kanały przepływu informacji, przyczyny występowania nadmiaru informacji (redundancja) a także luki informacyjne. Podczas całego badania przeprowadza się analizę kanałów komunikacji wewnątrz firmy (pracownik-pracownik i kadra zarządzająca-pracownik), a także pomiędzy organizacją a jej zewnętrznymi partnerami biznesowymi. Susan Henczel podaje kilka najważniejszych obszarów, którymi zajmuje się audyt informacyjny:

  • mapowanie przepływów informacyjnych w ramach organizacji, a także pomiędzy organizacją a otoczeniem zewnętrznym
  • identyfikacja posiadanych zasobów informacyjnych i ich braków oraz usług zaspokajających te potrzeby
  • analiza braku efektywności, przeładowania informacją, nieekonomicznego jej powielania
  • identyfikacja obszarów działalności organizacji, które wymagają usprawnienia
  • analiza potrzeb informacyjnych organizacji i ich wpływu na działania strategiczne

Zasadniczo każdy model przeprowadzania audytu informacyjnego obejmuje siedem etapów, spośród których każdy dzieli się na mniejsze części. Dokładne analizowanie przestrzeni informacyjnej organizacji, stanowi gwarancję jakości przeprowadzonego badania. Planowanie, gromadzenie danych, analiza danych, ocena danych, zalecenia komunikacyjne, zlecenia implementacyjne, kontynuacja – są to czynności stanowiące trzon każdego audytu informacyjnego. Szczegółowa analiza poszczególnych kroków pozwoli lepiej zobrazować opisywane badanie.

Planowanie

To pierwszy etap przeprowadzanie audytu informacyjnego, od jego wnikliwości zależy efekt całego badania. W pierwszej kolejności należy określić cele funkcjonowania organizacji. Jej struktura, kultura organizacyjna, relacje zewnętrzne i wewnętrzne, użytkownicy informacji, specjaliści zarządzania informacją – to elementy poddawana diagnozie w pierwszej kolejności. Przeprowadzenie pierwszego etapu ma na celu minimalizację potencjalnych przeszkód lub barier informacyjnych, które mogłyby pojawić się w dalszych częściach badania. Należy określić jak bardzo zawansowane są procesy zarządzania informacją i wiedzą, czy możliwe jest współgranie ich z innymi projektami realizowanymi przez organizację. Istotnym elementem jest szczegółowe określenie celu przeprowadzanego audytu przed spotkaniem ze szczeblem zarządzającym firmy. Właściwe uzasadnienie celu badania pozwoli na uzyskanie wsparcia dzięki czemu można liczyć na lepsze wyniki. Ponadto wyznaczone cele powinny być realnie osiągalne, jasno sformułowane i mierzalne. Następnie należy określić kapitał informacyjny i ludzki organizacji. Czym organizacja dysponuje, jakie są jej możliwości, jak bardzo szerokim badaniem miałby być audyt, czy do jego przeprowadzania potrzebne będzie zaangażowanie osób z zewnątrz. Określa się również osoby odpowiedzialne za przeprowadzenie badania, wstępnie szacuje jego koszty. Kolejną częścią etapu planowania jest wybór metod badawczych, które będą wykorzystywane w przeprowadzanej analizie. Audytorzy muszą uporządkować dotychczas zgromadzone dane, przeanalizować je, w wyniku czego będzie można określić personalne źródła informacji i sposoby ich gromadzenia i prezentacji. Następnie należy aktywować wszelkie możliwe kanały komunikacji, tak aby uświadomić pracownikom przewidywalne korzyści z planowanego badania, jeszcze przed jego rozpoczęciem. Zrozumienie strategicznego znaczenia audytu informacyjnego może w znacznym stopniu wpłynąć na akceptację jego wyników i dostosowanie się do przedstawionych rekomendacji. Po uzyskaniu wsparcia ze strony pracowników, przystępuje się do przekonywania menedżerów i kadry zarządzającej. Aprobaty wymagać będą metodologia przeprowadzanych badań, cele projektu i przypuszczalne korzyści z jego przeprowadzenia. Współgranie kadry z najwyższego szczebla zarządzania z audytorem ma decydujący wpływ na charakter analizy informacyjnej przedsiębiorstwa. Przede wszystkim chodzi o brak ograniczeń czasowych i włączenie wszelkich potrzebnych zasobów informacyjnych (także tych o strategicznym charakterze) w przebieg badania.

Gromadzenie danych

Drugi etap badania obejmuje zbieranie danych ilościowych. Do realizacji wyznaczonych zadań najczęściej wykorzystuje się badania ankietowe, które pozwolą zebrać materiał z możliwe szerokiej grupy pracowników. Właściwa konstrukcja kwestionariusza ankiety wpłynie na jakość pozyskanego materiału, dlatego też powinna być dokładnie przemyślana. Pytania w ankiecie czy wywiadzie należy dostosować do potrzeb badania a także do kompetencji pracowników. Poszczególne grupy pracownicze otrzymują różne wersje ankiety, które w efekcie finalnym dopełniają się a wyniki badania staja się kompleksowe. Zazwyczaj gromadzi się trzy typy danych: odnoszące się do kanałów przepływu informacji (information transfer); odnoszące się do informacji koniecznych przy wykonywaniu określonych zadań i procesów; odnoszące się poziomów ważności informacji (level of criticality). Wstępne wyniki badania posłużą do szczegółowego określenia zadań i celów dla każdej komórki organizacyjnej, jakie odgrywa przy całym procesie zarządzania strategicznego. Konfrontowane są informacje uzyskane od menedżerów w pierwszym etapie ze stanem faktycznym.

Analiza danych

Dane zebrane podczas poprzednich etapów zostają poddane analizie ilościowej i jakościowej, w wyniku której możliwa jest lokalizacja luk informacyjnych, zjawiska redundancji, zjawisk wykorzystywania informacji niewłaściwych, które nie odpowiadają wyznaczonym standardom. Wymaga się, aby analiza przeprowadzona była możliwie szczegółowo i dokładnie, dlatego też jej wykonanie zleca się wyspecjalizowanym firmom analitycznym. Wyróżnia się trzy typy analiz, przeprowadzanych w tym etapie: ogólna (dane pozyskane głównie z pytań otwartych, analizowane są z wykorzystaniem programów specjalistycznych bądź arkusza kalkulacyjnego); strategicznego znaczenia (umożliwia powiązanie dostępnych zasobów informacyjnych organizacji z zadaniami poszczególnych jednostek, mierzony jest poziom efektywności wykorzystywania dostępnych informacji, a także sieci powiązań pomiędzy pracownikami w zakresie przetwarzania i udostępniania informacji); mapowanie przepływów informacyjnych (na podstawie wyników tej analizy możliwa jest lokalizacja punktów przepływu informacji, jej powstawania i sposobów jej klasyfikacji. Wyniki analizy przedstawiane są w formie graficznej dzięki czemu ułatwiona jest lokalizacja zjawisk związanych z obiegiem informacji w przedsiębiorstwie m.in.: ślepych kanałów informacyjnych, nadmiaru informacji, wąskich gardeł informacyjnych).

Ocena danych

Na podstawie zebranych i zanalizowanych danych formułowane są dostrzeżone  problemy komunikacyjne w organizacji. Rozważa się możliwe rozwiązania, które będą optymalne zarówno pod względem ekonomicznym i organizacyjnym. Wszelkie propozycje powinny być wykonywalne i opłacalne, tylko w tym przypadku kadra zarządzająca diagnozowanego przedsiębiorstwa podejmie odpowiednie kroki w celu ich realizacji.

Rekomendacje

Przedstawiane są wyniki poprzednich etapów audytu wraz z proponowanymi rozwiązaniami. Skuteczność całego badania jest ściśle zależna od włączenia w proces decyzyjny wszystkich pracowników. Dlatego też szczególny nacisk powinno się położyć na informowanie o kolejnych postępach każdej części diagnozy przepływu informacji. Dzięki czemu istnieje szansa na stworzenie przyjaznej atmosfery, która będzie zachęcać większe grono osób do współpracy z audytorami. Jest to kwestia szczególnej wagi, ponieważ unikalną wiedzę, umiejętności i informacje, wcześniej nieujawnione w kwestionariuszu ankiety, możemy otrzymać tylko podczas indywidualnych konsultacji. Do informowania o kolejnych wynikach audytu można wykorzystać raporty z badań, seminaria czy elektroniczne biuletyny rozsyłane w wewnętrznej sieci Intranet.

Implementacja

Wnioski z badań służą do sporządzenia planu implementacyjnego, w wyniku którego możliwe będzie stopniowe wdrażanie zmian w procesie produkcji i obiegu informacji. Proces wdrażania zmian odbywa się dwuetapowo. Na początku prezentowane są wnioski wraz z konkretnymi rozwiązaniami, zestawia się je z celami strategicznymi firmy, jej misją i statutowymi zadaniami. Następnie wszystkie propozycje poddawane są dyskusji, proponowane zmiany są rozważane i ewentualnie włączane do końcowego planu implementacji. Dzięki czemu pracownicy mają świadomość realnego wpływu na politykę firmy, co wiąże się z większą akceptacją przedstawianych rekomendacji.

Kontynuacja

Zalecanie zmiany i ich wdrażanie stanowią punkt wyjścia do dalszych udoskonaleń. Wynikiem audytu informacyjnego jest wnikliwa diagnoza stanu informacji w organizacji, zachowań informacyjnych pracowników i ich kompetencji. Zaleca się ponowne przeprowadzenie takiego badania, po upływie określonego czasu można stwierdzić jakie obszary działalności przedsiębiorstwa wymagają dalszych modyfikacji a które działają w pełni sprawnie. Kolejne badania mogą znacznie różnić się od poprzednich, dlatego też może być konieczne przeprowadzenie całej procedury od początku. Po zakończenie audytu sporządzane są dwa raporty końcowe: dla kadry zarządzającej i dla pracowników.

Audyt informacyjny jest narzędziem pozwalającym na optymalizację procesów produkcji i użytkowania informacji w przedsiębiorstwie. W jego wyniku otrzymuje się kompleksowy raport będący diagnozą nie tylko stanu i jakości informacji, ale również sieci powiązań pomiędzy poszczególnymi komórkami organizacyjnymi.

  • Facebook
  • Wykop
  • Delicious
  • Twitter
  • Gwar
  • Email

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>